El antes y ahora en la organización de eventos

Organizar un evento, hacer su difusión adecuada y su análisis o evaluación correspondiente eran antes tareas difíciles e interminables con muchas personas y medios involucrados en el medio. Hoy, gracias a la tecnología y sus avances podemos hacer todas estas tareas desde un solo lugar, con herramientas digitales que facilitan los quehaceres relacionados a los eventos.

Antiguamente comenzar la organización de un evento implicaba una calendarización que probablemente armábamos en una gran pizarra, en la que íbamos borrando y escribiendo para poder modificar tareas o tachar aquellas ya realizadas. Asimismo, se presentaba un inconveniente si había que ir a distintos lugares con ella o si varias personas debían trabajar sobre ella. Hoy, se pueden utilizar calendarios digitales, con acceso desde cualquier computadora o dispositivo móvil y sobre el que pueden trabajar varias personas, modificando, agregando o confirmando tareas previas al evento.

Antes, enviar las invitaciones involucraba correo postal y llamados telefónicos confirmando el RSVP, lo que podría tardar semanas para luego confeccionar la lista de invitados ratificando su participación. Hoy, las invitaciones pueden enviarse digitalmente por mail, teniendo más posibilidades aún de jugar con la creatividad, incorporando animaciones, videos y sonidos. Hasta se puede agregar un link u opción para que el invitado confirme su asistencia desde ese mismo mail.

Hasta hace pocos años atrás la difusión del evento se hacía por los medios tradicionales de comunicación. Hoy se pueden utilizar, además, las redes sociales, pudiendo compartir mucho más que el lanzamiento del evento: adelantos de lo que se podrá ver, quienes estarán presentes, datos relevantes relacionados, etc., y a su vez poder saber lo que los asistentes opinan o esperan del evento.

Por último, la evaluación posterior al evento implicaba encuestas manuales y una larga tarea de análisis de los datos. Una vez más, las herramientas digitales hacen de esta tarea un paso más sencillo. La encuesta puede enviarse por mail o que sea completada desde una aplicación y una vez reunidos todos los datos hacer su análisis fácilmente.

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